効率的な行動、時間管理の方法

今回はSINGLE TASK一点集中術 4章の解説になります。

集中できる行動法やスケジュールについて説明します。

自分はどのように行動しているのか?

一日の終わりに今日は何してたんだっけと

思うことありますよね。

自分がどんな行動をしているのか、

どんなことに時間を使ってしまっているのか

気になりませんか?

仕事がある日の3日分の行動記録を取ってみましょう。

自分の行動を分析することができます。

行動記録からどんなことに時間を使ってしまっているか

気づくことができます。

メールやチャットにすぐ返信していた、

だらだら雑談をしていた、

ぜんぜん別のことを考えていた、

ネットサーフィンしていた、

など予想より多くの時間を無駄にしていることに驚くはずです。

 

無駄な時間を減らす対策

一日の中で同じような作業を何度もやっていませんか?

例えばメールやチャットの確認や返信です。

取り組んでいる仕事を中断して対応するわけですから、

タスクスイッチの回数が増えて効率が下がってしまいます。

確認と返信をする時間帯を決めることで

タスクスイッチの回数を減らすことができますね。

これに関連してメールやチャットの数を減らすこともできます。

「ありがとうございます」だけのメールってありませんか。

返信不要を伝える形式にしておけば、

相手が返信する時間と自分がメールを確認する時間を減らすことができますね。

 

スケジューリング

一日にやる仕事を決めていないと、

事あるごとにどれをやろうか悩んでしまいます。

人は選択したり決断する回数が多くなってくると

疲労がたまってきます。

毎日どの服を着ようか決めるのって大変じゃないですか?

なので今日どの仕事に取り組むか予定を立てましょう。

そうすることでどれをやるのか悩む必要はなくなりますし、

予定を立てることで行き当たりばったりではなく

先を見越して行動することができ

心に余裕を持つことができます。

このあとどうするんだっけという不安がないので

スッキリしますよね。

一日に2回の空白タイムを作りましょう。

先取貯蓄のようなもので、

その時間は他の予定をいれないようにします。

緊急対応や、集中する時間、類似タスクなどの

時間に当てることができます。

一日中予定を入れられて自分の仕事をする時間が

なくなってしまうことを防ぐこともできます。

落ち着いて仕事ができる時間を

確保できているのって良いですよね。

一日会議ばかりで定時後にやっと仕事ができるって

人は多いんじゃないでしょうか。

仕事がたまってしまったら

次の3項目に分類し順番に着手しましょう。

1分でできること、10分でできること、1時間以上かかるものは

この数日でやる予定を作るという方法です。

 

割り込みやノイズをシャットアウトする

職場にパーティションがなかったり賑やかであったりすると

周囲の刺激で集中できないこともあると思います。

シングルタスクに慣れてくれば集中を引き戻す力がついてきますが、

会議室に籠るなどして集中できる環境を作る方法もあるでしょう。

その際はいつからいつまで連絡が取れないということを

周知しておくと周りの理解も得やすいのではないでしょうか。

雑談が長い同僚の人っていますよね。

雑談に付き合ってスッキリしてもらうという方法もありますが、

時間を無駄にしてしまったなと後悔してしまいます。

周囲の理解を得ながらうまく断るにはどうしたらよいでしょうか。

次回

シングルタスクを実践すると周りに嫌われてしまいそうに感じられます。

次回は周囲の理解を得る方法について説明します。

 

所感

雑談が長い同僚の人に対して、

筆者はちゃんと聞くことで対応しています。

特に目上の人の場合はシングルタスクで集中して聞きます。

(年下にも同じようにしなきゃいけませんね、つい油断してます)

話をしっかり聞いているとそのうち満足して

帰ってもらえるのですが、やはり時間はかかります。

聞く集中力を鍛えられるメリットはありますが、

今の時間は仕事やりたかったなと思うこともあります。

マルチタスクにはしていないのですが、

断りたいときもあるのでどんな戦略があるのか楽しみです。

最後まで読んでくれてありがとうございます。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA